INTRANET | CRM

Het joomla! bureau

Intranet | Ledenadministratie Online Software voor verenigingen en instellingen

Intranet maakt het makkelijker

Een van de mogelijkheden in Joomla is een uitgebreide intranet functionaliteit. Een intranet is een website waarop artikelen worden afgeschermd die niet voor iedereen bestemd zijn, en alleen na inloggen beschikbaar komen. Voorbeelden van zulke artikelen zijn onder andere de verslagen van de Algemene Leden Vergadering (alleen voor de leden), de verslagen van de bestuursvergadering (alleen voor de bestuurders) en aanbiedingen die alleen aan leden worden gedaan.

Het intranet is een veilige besloten website, voor informatie- en kennisuitwisseling binnen een organisatie of vereniging. Deze website is uitsluitend toegankelijk met behulp van een persoonlijke inlogcode. Medewerkers of leden kunnen veilig en eenvoudig belangrijke informatie vinden op het intranet.

Eenvoudig te beheren intranet

Een van de mogelijkheden in Joomla is een uitgebreide intranet functionaliteit. Een intranet is een website waarop artikelen worden afgeschermd die niet voor iedereen bestemd zijn, en alleen na inloggen beschikbaar komen. Voorbeelden van zulke artikelen zijn onder andere de verslagen van de Algemene Leden Vergadering (alleen voor de leden), de verslagen van de bestuursvergadering (alleen voor de bestuurders) en aanbiedingen die alleen aan leden worden gedaan. Elk bedrijf of vereniging /instelling kan het dus volledig in eigen beheer onderhouden.

Het design van het intranet systeem kan op maat gemaakt worden, maar er kan ook gekozen worden voor het standaard ontwerp. Er is namelijk veel nagedacht over hoe een gebruiksvriendelijk ontwerp eruit moet zien en hoe gebruikers dat waarderen en gebruiken. In beide situaties kan dat in de huisstijl van jouw bedrijf of vereniging /instelling.

Die informatie staat afgeschermd van de algemene website, met publiek toegankelijke informatie. Over het algemeen zijn er op een verenigingswebsite drie niveaus:

publiek toegankelijke informatie (vb: contact, algemene informatie, inschrijfformulier)
informatie die alleen voor de leden toegankelijk is (vb: Nieuwsbrieven, Jaarverslagen, Verslag ALV)
informatie die alleen voor de bestuurders toegankelijk is (vb: Agenda bestuursvergadering, Vergaderstukken, Besluitenlijst)

Leden en bestuur krijgen toegang tot de informatie na te zijn ingelogd met hun eigen account en wachtwoord, dezelfde als waarmee ze hun gegevens in de ledenadministratie kunnen wijzigen.

Online administrate voor uw instelling of vereniging

Gegevens van leden veranderen vaak, dit is voor de vrijwillige administrateurs van de vereniging veel werk om bij te houden: adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, bankrekening nummer voor de automatische incasso, nieuwe interesses of functie in de vereniging kosten grote verenigingen en clubs veel tijd om bij te houden.

Onze oplossing: Met Ledenadministratie Online kunnen Leden zelf een aantal persoonlijke gegevens online aanpassen. Dat is wel zo makkelijk en bespaart de ledenadministratie tijd. Ook zijn er meerdere beheerniveaus te implementeren, die groepen leden kunnen administreren.

Administrateur kan lidgegevens zoals accoutnaam, password, rol van het lid, inschrijfdatum en opzegdatum aanpassen. Een lid ziet een aantal velden niet, zoals bijvoorbeeld opzegreden en opzegdatum.

+

Exporteren lidgegevens

In het programma Ledenadministratie Online staan veel mogelijkheden om gegevens te bewerken en om kengetallen en rapportages uit te draaien van uw ledenbestand. Ook is het mogelijk om uw ledenbestand te exporteren naar Excel, CSV bestand of OpenXML om van daaruit verder te werken.

De export is handig als u aan de standaard rapportages niet genoeg hebt. Het is een complete export van alle lidgegevens.

Openbare profielen

Voor verschillende typen verenigingen, kan het handig zijn om lidgegevens openbaar of voor bepaalde groepen te publiceren. Denk aan een sportvereniging, waar leden elkaar moeten kunnen bereiken om afspraken te maken. Of een beroepsvereniging waar de gecertificeerde leden op een kaart moeten komen te staan zodat ze kunnen worden gevonden door klanten.

Echter, de vereniging moet wel voldoen aan de wet bescherming persoonsgegevens.Een tegenstelling, zo lijkt het.

Contributie innen met koppeling naar boekhoudpakket

Uw leden betalen contributie. Voor het innen van dit lidmaatschapsgeld kunt u het beste gebruik maken van de aanwezige koppelingen naar Online boekhoudpakketten; goedkoop en eenvoudig int u zo de contributie en heeft u de hele administratie op worde.

Wij hebben 2 koppelingen gebouwd naar gebruikersvriendelijke en betaalbare boekhoudpakketten:

Op aanvraag bouwen we ook een koppeling naar uw online boekhoud systeem.

Evenementen manager

Met de module "RS Events Pro", is het voor iedere vereniging mogelijk om evenementen te administreren, te incasseren (mogelijkheden zijn iDeal, Credit Card, Factuur) en naar de leden te communiceren. Deze module installeren wij op aanvraag in samenhand met de RS Forms Pro.

Oftewel: leden schrijven zich in via een Joomla formulier, de gegevens worden in de database gezet, en zijn vanuit daar te beheren. Op de homepage kan een evenementen kalender worden gezet, zodat leden en bezoekers zien wanneer er een evenement is.

Documenten manager

Verenigings documenten zoals uitnodigingen voor ledenvergaderingen, nieuwsbrieven, besluitenlijsten en agenda's zet u als pdf, Word of Excel bestanden op de website, zodat uw leden en bestuur deze kunnen inzien. Het is een makkelijke manier van informatie verspreiden, want u hoeft het niet in artikelen te kopieren. De leden kunnen dit ook waarderen want het is ook makkelijk uit te printen. Documentenbeheer kan op 2 manieren: via de standaard media beheer functionaliteit en via het geavanceerde RS Files of DOCman.

E-mailings - digitale nieuwsbrieven

Het is veel werk voor de adminsitratie om alle brieven op de post te doen ? Zonde van het papier en de portokosten ? Te kort dag om alles op de post te doen ?

Een e-mailing kunt u met minimale inspanning en tegen minimale kosten versturen naar alle leden of naar een ledengroep uit de leden administratie. Denk bijvoorbeeld aan de digitale nieuwsbrief, met daarin links naar artikelen op de website of andere internet sites. Of het rondsturen van een reminder voor de algemene ledenvergadering.

De e-mailings kunnen in html of plaintext worden verstuurd, net wat u wilt.

Andere oplossingen

Andere oplossingen om uw intranet website compleet te maken zijn:

Forum.
Anntrekkelijke fotoalbums die alleen zichtbaar zijn voor geregistreerden.
Social media koppelingen, nieuws automatisch op uw social media kanalen.
Nieuws berichten automatisch verzenden naar geregistreerden.